UMOWA Z FOTOGRAFEM ŚLUBNYM
Z tego wpisu dowiesz się jak powinna wyglądać umowa z fotografem ślubnym i jak ważna jest dla obu stron. Rzeczą oczywistą wydaje się, że jeśli fotograf nie chcę zawrzeć umowy, to należy szukać inny fotografa. Rozumiem sytuacje, w której fotograf jest naszym znajomym i wszystko odbywa się na stopie przyjacielskiej. Wszelkie formalności wydają się wtedy jakby „ochładzać” atmosferę, dlatego zdarza się, że zawieramy umowy ustne. Z mojego doświadczenia wynika raczej jednak, że nawet jeśli mamy takie obawy, to umowa zabezpieczy obie strony, a jeśli to prawdziwa przyjaźń to nie macie się czego obawiać:)
Spis treści:
-
Co powinna zawierać umowa z fotografem
-
Dane kontaktowe
-
Informacje o reportażu ślubnym
-
Zakres usług
-
Informacja o tym kto będzie fotografem (przeczytaj dlaczego to ważne)
-
Informacje dot. rozliczenia
-
Zadatek vs. zaliczka
-
Termin oddania zdjęć
-
Szczegółowe ustalenia
-
Informacja o przetwarzaniu danych
-
-
Kiedy podpisać umowę z fotografem
Co powinna zawierać umowa z fotografem?
Postaram się w sposób jasny i czytelny przedstawić przedstawić Wam istotne informacje odnośnie tego co powinna zawierać umowa z fotografem. Umowa ma na celu uchronić Was przed ewentualnymi nieporozumieniami oraz na uniknięciu niezadowolenia zarówno ze strony klienta jak i fotografa.
Dane kontaktowe
W każdej umowie konieczne jest oczywiście zawarcie tej niezbędnej informacji. Wasze imiona i nazwiska, adres zamieszkania (te korespondencyjne) oraz oczywiście fotografa. Jeśli korzystacie z usług zarejestrowanej firmy to możecie zwrócić uwagę na to, aby znajdował się tam również NIP firmy. Numer telefonu i adres e-mail jest również mile widziany. Wszystko to po to, aby ułatwić współpracę.
Informacje o reportażu ślubnym
Informacje te to nic innego jak adresy pod jakimi powinien zjawić się fotograf ślubny, aby wykonać zdjęcia. Adres Pani młodej oraz Pana młodego pod którym będą odbywać się przygotowania do ślubu oraz ustalona godzina w jakiej możemy spodziewać się swojego fotografa. W naszym przypadku jednak często jest tak, że nie jesteśmy w stanie tego jakoś konkretnie określić, kiedy umowa wypełniana jest nawet na rok przed zleceniem, nie wspominając już o tych zawieranych na dwa lata wstecz. Te pola często zostają puste i ustalamy z parą, że omówimy to na ok miesiąc przed datą ślubu.
Zakres usług w umowie z fotografem ślubnym
Pozornie bardzo jasny podpunkt w umowie i jak najbardziej konieczny. Niestety różnie bywa z tym zakresem, ponieważ zdarzało się nam, że klient oczekiwał od nas dodatkowych zdjęć o których nie było mowy w umowie i choć zdarzało mi się ulec tej presji, to i tak występował pewien zgrzyt kiedy nie dałem więcej niż by chciał, mimo, że otrzymał to i tak poza umową. Mało tego. Oczekiwano od nas surowych zdjęć, nie poddanych obróbce. Fotografom zależy na tym, żeby trzymać się tego co w umowie, ale jeśli spotykam się z życzliwością po drugiej stronie, to czasami daję gratis kilka dodatkowych ujęć, ale nigdy nie oddajemy zdjęć surowych. Jeśli jesteście ciekawi dlaczego tak to sobie zastrzegam, to zachęcam, aby sprawdzić mój humorystyczny filmik jaki nagrałem właśnie z myślą o takich sytuacjach –
Informacja o tym kto będzie wykonywać zdjęcia
Z uwagi na fakt iż jesteśmy małżeństwem fotografów, to zdarza się, że wymieniamy się zleceniami w zależności od okoliczności. Jeśli jednak klient zastrzega sobie, że chciałby konkretnie, abym to ja wykonywał zdjęcia, to jest to oczywiście do zrobienia. Jednak rzadko się z tym spotykamy ponieważ nasi klienci nie są raczej w stanie wyłapać po naszym portfolio, które z nas robiło ten czy inny ślub. Oferujemy tę samą jakość. Natomiast jeśli zdarzyłoby się, że rozgryzłby które zdjęcia ślubne na naszej stronie są mojego autorstwa, a które Natalii, to jak najbardziej możemy się dogadać.
Zwracajcie jednak uwagę na firmy w których pracuję po kilku fotografów. Tam rozrzut z jakością może być już zauważalny. Dlatego zorientujcie się czy na stronie, którą przeglądacie są faktycznie zdjęcia tego fotografa, który będzie na Waszym ślubie.
Informacje dot. rozliczenia
Tutaj chyba panuje największe zróżnicowanie. Wielu naszych kolegów i koleżanek z branży ma do tego zupełnie inne podejście. Jedni biorą 10% sumy, inni połowę, a jeszcze inni 30%. Wynika to z bardzo wielu rzeczy. My przy zawarciu umowy pobieramy zadatek w wysokości właśnie ok 30%. Jeśli byśmy wycofali się z umowy, to klient otrzymuję dwukrotność zadatku. Pozostałą kwotę do rozliczenia ustalamy na termin do 7 dni od daty ślubu. Nie preferujemy rozliczania w dniu ślubu ze względu na fakt, że to dzień mocno intensywny i wolimy skupić się na zadaniu. Rzadko kiedy decydujemy się przyjąć gotówkę, ponieważ przelew jest bezpieczniejszą formą dla obu stron. Już kilka razy zdarzyło mi się, że nie mogłem sobie przypomnieć, czy rozliczyłem się z daną parą czy jednak nie. Nie chciałbym później dopytywać „hej czy daliście mi kopertę z pieniędzmi bo nie pamiętam?” Przelew mogę znaleźć w historii wpłat i jeśli będzie trzeba to jedna i druga strona możemy okazać potwierdzenie przelewu.
Zadatek czy zaliczka? Na czym polega różnica.
Umowa z fotografem ślubnym powinna jasno określać, czy będzie to zadatek czy zaliczka. Jedni biorą zadatki, a inni zaliczki. Czym to się w zasadzie różni? Już wyjaśniam:
- Zaliczka to forma częściowej wpłaty za towar bądź usługę na poczet całego wynagrodzenia. Jeśli nie dojdzie do transakcji, wróci ona do osoby, która ją zapłaciła bez względu na to dlaczego i z czyjej winy nie doszło do wypełnienia umowy. Jeśli jednak to my (będąc np. sprzedawcą) ponieśliśmy pewne koszty związane z jej wykonaniem (choćby transport towaru) przysługuje nam prawo do odzyskania wydanych pieniędzy.Odpowiednią sumę możemy potrącić z wysokości zaliczki, którą musimy zwrócić. Chyba że w umowie znalazł się zapis, który to wyklucza.
- Zadatek z kolei stanowi swego rodzaju zabezpieczenie realizacji umowy chroniąc obie strony. Jeśli nie dojdzie do jej wykonania przez jednego z kontrahentów ten drugi może od niej odstąpić (nie musi wyznaczać kolejnego terminu na jej realizację). W konsekwencji zachowuje otrzymany zadatek, a jeśli sam go dał może zażądać kwoty dwukrotnie wyższej.
Może jednak dojść do sytuacji, gdzie zawartej umowy nie uda się zrealizować z przyczyn niezależnych od kontrahentów, bądź też anulują ją oni za porozumieniem stron. Wówczas zadatek wraca do tego kto go wpłacił bez opcji zwrotu jego podwójnej wysokości. źródło: https://www.infakt.pl/blog/roznica-pomiedzy-zaliczka-a-zadatkiem/
Termin oddania zdjęć w umowie z fotografem ślubnym
To podpunkt, który mam wrażenie, że wielu osobom gdzieś umyka i mimo wszystko zasypują nas pytaniami „Hej! kiedy możemy spodziewać się zdjęć?” Ja rozumiem, że może nie mogą znaleźć umowy albo, że dokładnie wiedzą jaki jest terminem, tylko chcą delikatnie zaznaczyć, że się nie obrażą jeśli zdjęcia będą wcześniej. Jednak odradzam takie zapytania, ponieważ uwierzcie mi, że fotograf chce oddać Wam zdjęcia w jak najlepszej jakości, a pośpiech temu nie służy. W naszym przypadku jest to 90 dni od daty ślubu. Zdarzało się, że klient otrzymywał zdjęcia znacznie wcześniej z różnych względów, jednak od niedawna wprowadziliśmy nową opcje w naszej ofercie „Usługa express – Jeśli chcielibyście skrócić czas oczekiwania na zdjęcia z tego zawartego w umowie na 7 dni od Waszego ślubu, to ta opcja jest dla Was. Koszt usługi express, to 400zł.”
Tak czy inaczej zwracajcie uwagę na to jak długo będziecie oczekiwać na zdjęcia i czy ów czas oczekiwania jest dla Was satysfakcjonujący.
Umowa z fotografem ślubnym | Szczegółowe ustalenia
Jeśli przy podpisaniu umowy jesteście zdecydowani na dodatkowe fotoksiążki, odbitki, pendrive czy może sesje narzeczeńską, to możecie po poprosić, aby taki zapis znalazł się w umowie. W naszym przypadku jest najczęściej tak, że raczej nie ustalamy tego przy podpisaniu umowy. Zachęcamy jak najbardziej do sesji narzeczeńskich i fotoalbumów, ale staramy się nie narzucać takich rozwiązań już przy podpisaniu umowy. Czy to dobre podejście? Trudno powiedzieć. Lubię zachęcić nasze przyszłe pary młode do przeglądania naszych mediów społecznościowych na których umieszczamy co jakiś czas świeże zdjęcia czy to z sesji ślubnym czy narzeczeńskich (nasz INSTAGRAM), po to aby zdecydowały się na nie bez żadnej presji z naszej strony. Nie cierpię traktować ludzi jak chodzących portfeli z których chciałbym tylko wyciągnąć ile się da. Lubię mieć pary, które wybierają nasze usługi bo ich po prostu zachwycają.
Informacja o przetwarzaniu danych
Klauzula informacyjna, RODO i zgody lub nie zgody na wykorzystanie Waszych wizerunków do celów marketingowych firmy. To bardzo ważne zapisy o których musicie pamiętać, aczkolwiek nie wyobrażam sobie sytuacji, że ktoś jednego dnia podpisałby taką umowę, później poprosił fotografa, żeby jednak nie korzystał z tych zdjęć, a fotograf i tak by to zrobił – w tej branży tak nie jest. Zapis zapisem, ale nam zależy przede wszystkim na tym, aby nas polecano, dlatego jeśli z jakichś względów ktoś chciałby zmienić ten zapis, to powinien w sposób życzliwy zwrócić się o to do swojego fotografa z takowa prośbą.
Kiedy podpisać umowę z fotografem?
Zapraszam choćby i teraz! Z terminami bywa różnie i zdarza się, że mnóstwo osób pyta o jedną datę podczas gdy kilka innych nadal jest dostępnych. Umowa z fotografem ślubnym najczęściej zawierana jest na rok przed ślubem. Choć rekordziści zdołali zawrzeć z nami umowę nawet na 3 dni przed ślubem! W środku sezonu ślubnego trudno o takie sytuacje, ale i takie się zdarzały. Jeśli obserwujesz nas na mediach społecznościowych od jakiegoś czasu, to na co czekasz? Pisz do nas na maila, na instagramie, na facebook albo najlepiej zadzwoń:)